Zaliczka czy zadatek – co jest korzystniejsze dla udokumentowania transakcji?

Zaliczka oraz zadatek to dwa instrumenty finansowe, które – mimo kilku istotnych różnic – łączy jednak przeznaczenie. Zarówno zaliczka, jak i zadatek są bowiem wpłacane na poczet wykonywanej w określonej przyszłości umowy. Podpisując tego rodzaju zobowiązania, należy być bardzo uważnym, ponieważ zadatek a zaliczka to znacząca różnica. Sprawdź, na co warto uważać, poznaj podstawowe różnice między zaliczką a zadatkiem i dowiedz się, co skuteczniej zabezpiecza. 

Czym się różni zaliczka od zadatku?

Różnica między zaliczką a zadatkiem jest przez wiele osób zupełnie nieuświadomiona. Często zdarza się, że te dwa terminy są ze sobą niesłusznie utożsamiane, co może rodzić negatywne konsekwencje dla osoby, która podpisuje umowę przedwstępną. Na początku warto więc przybliżyć dokładną definicję obu pojęć. 

Co to jest zadatek? Kluczową informacją, znacząco odróżniającą zadatek od zaliczki, okazuje się fakt, że zadatek jest prawnie uregulowany w Kodeksie cywilnym i stanowi świadczenie pieniężne lub rzeczowe wręczane drugiej stronie podczas zawierania umowy (w przeważającej liczbie przypadków są to umowy przedwstępne). Z kolei zaliczka okazuje się formą zdecydowanie mniej sformalizowaną, która nie jest uregulowana bezpośrednio przez obowiązujące przepisy. 

Kiedy najwyraźniej widać różnicę między zaliczką a zadatkiem? W sytuacji, gdy sporządzona umowa zostanie wykonana prawidłowo i w ustalonym terminie, oba ze wskazanych świadczeń zostaną w jednakowy sposób zaliczone na poczet całkowitej wartości transakcji zawartej w umowie. Jeśli jednak umowa nie zostanie wykonana zgodnie z ustaleniami, wówczas pojawiają się pewne kłopoty. Można je rozpatrywać z trzech różnych perspektyw: 

  • jeśli umowa nie zostanie zrealizowana z winy klienta, wówczas zadatek przepada na rzecz usługodawcy, natomiast zaliczka zostaje zwrócona klientowi;
  • jeśli umowa nie zostanie zrealizowana z winy usługodawcy, wówczas zadatek zostaje zwrócony klientowi w podwojonej kwocie, a zaliczka również zostaje oddana klientowi, jednak w takiej samej kwocie, jaka została początkowo uiszczona usługodawcy;
  • jeśli umowa zostanie rozwiązana przez obie strony lub na skutek okoliczności niezawinionych przez żadną z nich, wówczas zarówno zadatek, jak i zaliczka zostają zwrócone klientowi w wysokości równej wpłaconej kwocie. 

Konsekwencje w podatku dochodowym i podatku VAT

Należy zaznaczyć, że zadatek/zaliczka nie są interpretowane jako przychód aż do momentu wydania towaru bądź wykonania usługi, będącej przedmiotem umowy. To sprawia, że otrzymana przedpłata pozostaje bez znaczenia dla podatku dochodowego, a wpłacony zadatek lub zaliczka zostaną zaksięgowane (na podstawie faktury końcowej) jako przychód dopiero po sfinalizowaniu umowy.

Nieco inaczej ta sytuacja kształtuje się w odniesieniu do podatku VAT. Okazuje się bowiem, że obowiązek podatkowy powstaje wraz z chwilą otrzymania przez podatnika części należności (np. w postaci zadatku/zaliczki) na poczet umowy. Otrzymana przedpłata stanowi wówczas kwotę brutto, a podatnicy zobowiązani są do rozliczenia kwoty podatku VAT z faktury poświadczającej zaliczkę lub zadatek. Po zrealizowaniu umowy podatnik powinien wystawić fakturę końcową, w której musi skorygować kwotę świadczenia o wysokość otrzymanej uprzednio przedpłaty, a kwotę podatku pomniejszyć proporcjonalnie do tego wskazanego w fakturze zaliczkowej. 

Zadatek a zaliczka – jak wygląda kwestia zwrotu?

Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, gdy po wpłaceniu należnej zaliczki lub zadatku dochodzi jednak do zerwania umowy jeszcze przed realizacją zamówienia. Wówczas wiele osób zastanawia się, czy zadatek jest zwrotny. Takie same wątpliwości często dotyczą również zaliczki. Warto zatem pamiętać, że jeśli umowa nie zostanie zrealizowana, to zaliczkę należy zwrócić – inaczej niż przy zadatku, obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości zatrzymania zaliczki wyłącznie z powodu tego, że umowa nie została wykonana. Konieczność zwrotu uiszczonej zaliczki w sytuacji niewykonania umowy wynika z przepisów Kodeksu cywilnego o nienależnym świadczeniu. Należy również pamiętać, że odstąpienie od umowy, które wiąże się ze zwrotem zadatku/zaliczki, niesie za sobą konieczność wystawienia faktury korygującej.

Zatrzymanie zadatku lub zaliczki – warunki 

Kiedy zaliczka przepada? To kolejne z pytań, które budzą niemałe wątpliwości. Okazuje się, że w sytuacji, gdy umowa nie doszła do skutku, zaliczka przestaje pełnić funkcję wynagrodzenia na poczet przyszłego świadczenia, ale zostaje zaliczona na rzecz odszkodowania. W takich przypadkach przychód ten nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, co sprawia, że rozliczenie podatku od towarów i usług wymaga skorygowania. Fakt ten powinien zostać poświadczony również dowodem księgowym (np. notą obciążeniową z tytułu odszkodowania). Dopuszczalna jest zatem sytuacja, że zwrot zaliczki nastąpi poprzez jej zaksięgowanie na poczet należnego odszkodowania. 

Zadatek natomiast można zatrzymać, jeśli za niewykonanie umowy odpowiedzialna jest druga strona, jednak należy pamiętać o złożeniu stosownego oświadczenia o odstąpieniu od umowy. Jest to bowiem warunek zatrzymania zadatku w takiej sytuacji. 

Jeśli zastawiałeś się, czym się różni zadatek od zaliczki i co jest lepszym wyborem do udokumentowania transakcji, wiesz już, że w przypadku jakichkolwiek trudności z wykonaniem umowy, to zadatek okazuje się skuteczniejszym zabezpieczeniem dla klienta, chroniącym go przed ewentualną stratą uiszczonych środków pieniężnych na poczet umowy przedwstępnej. Zaliczka natomiast nie daje gwarancji doprowadzenia do pomyślnej finalizacji transakcji, gdyż każda ze stron umowy może w dowolnym momencie od niej odstąpić, nie ponosząc jednocześnie negatywnych konsekwencji finansowych.