Jak wybrać idealną salę konferencyjną i zaoszczędzić?

Ważne spotkanie z kluczowym kontrahentem, nowy projekt, w który zaangażowany jest kilkunastoosobowy dział specjalistów, a może głośna, branżowa konferencja z okazji rocznicy działania firmy? W każdej z wymienionych sytuacji z pewnością potrzebujesz odpowiedniej przestrzeni dopasowanej do charakteru organizowanego przedsięwzięcia. O ile mała sala konferencyjna świetnie sprawdzi się w przypadku spotkania z zarządem, o tyle do zorganizowania szkolenia dla kilkudziesięciu osób z pewnością już nie wystarczy. Sprawa komplikuje się dodatkowo, jeśli w siedzibie danej firmy nie ma osobnej sali konferencyjnej. Co zrobić w takiej sytuacji? To proste – wystarczy wynająć ogólnodostępne przestrzenie biurowe umożliwiające rezerwację zarówno małych sal konferencyjnych, jak i większych powierzchni na godziny. Jak wybrać idealne miejsce do organizacji Twojego wydarzenia? Sprawdź poniższe wskazówki!

Idealna sala konferencyjna – czyli jaka?

Jak już wspomniano, pełnometrażowe, świetnie wyposażone i umeblowane sale konferencyjne nie są dostępne w budynku każdej firmy. Tymczasem miejsce spotkania jest nierzadko kluczowe nie tylko dla komfortu uczestników, ale także (a może przede wszystkim) dla wizerunku firmy. Z tego powodu sale konferencyjne powinny być zarówno zgodne z firmowym budżetem, jak również odznaczać się odpowiednimi warunkami i kompletnym wyposażeniem, gwarantującym wysoką wygodę. Nawet mała sala konferencyjna powinna prezentować oczekiwany standard pozwalający na efektywną pracę czy swobodne prowadzenie spotkań biznesowych z kontrahentami. Miejsce, w którym zostanie przeprowadzone tego rodzaju przedsięwzięcie, stanowi bowiem o profesjonalizmie organizatora i ma istotne znaczenie dla skutecznego budowania pozytywnego wizerunku marki i finalnego odbioru całego wydarzenia. 

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru sali konferencyjnej?

Jedną z kluczowych zalet ogólnodostępnych sal konferencyjnych z pewnością pozostaje fakt, że firma ma możliwość zarezerwowania przestrzeni w pełni dostosowanej do jej aktualnych, indywidualnych potrzeb. Co wobec tego wziąć pod uwagę podczas poszukiwań idealnej sali konferencyjnej?

Powierzchnia sali: mała sala konferencyjna czy duża przestrzeń biurowa?

Kluczowym kryterium podczas wyboru odpowiedniej przestrzeni biurowej jest powierzchnia sali i liczba osób, którą dane miejsce może bez problemu pomieścić. W ofercie rynkowej bez trudu można znaleźć zarówno małe sale konferencyjne (np. dla czterech osób), które są przeznaczone do organizacji rozmaitych spotkań biznesowych, negocjacji, rozmów rekrutacyjnych lub też warsztatów projektowych, jak i większe sale konferencyjne mieszczące nawet kilkadziesiąt osób i będące świetnym rozwiązaniem w przypadku szkoleń, konferencji czy branżowych meet upów.

Lokalizacja 

To, co koniecznie powinieneś uwzględnić przy wyborze sali konferencyjnej, to lokalizacja. Jest to szczególnie istotne, gdy uczestnicy spotkania pochodzą z różnych miast czy nawet krajów. Wówczas najlepiej wybierać biura zlokalizowane w ścisłym centrum lub przynajmniej z dogodnym i szybkim dojazdem. Sala konferencyjna znajdująca się przy prestiżowym adresie, w samym sercu miasta, to dodatkowy atut świadczący o pozycji firmy. Warto również stawiać na miejsca, w których bliskim sąsiedztwie znajdują się liczne ośrodki kulturalne i restauracje. Wówczas bez trudu zaplanujesz przerwę na lunch czy spotkanie integracyjne po zakończeniu oficjalnej części Twojego wydarzenia.

Umeblowanie i wyposażenie

Nawet mała sala konferencyjna powinna być wyposażona w klimatyzację i niezbędny sprzęt biurowy. Organizowanie go we własnym zakresie mogłoby być bowiem nieco problematyczne i niekomfortowe szczególnie pod względem logistycznym. Dlatego szukając idealnej sali konferencyjnej, sprawdź, czy dane biuro dysponuje wszystkimi potrzebnymi sprzętami, w tym np. rzutnikiem do wyświetlania prezentacji, flipchartem, monitorem LCD, kamerą do wideokonferencji czy szybkim łączem i dostępem do WiFi. Ustal również, czy istnieje możliwość dostosowania ustawienia stołów i pozostałych mebli do planu Twojego przedsięwzięcia.

Dodatkowe udogodnienia

Jeśli zależy Ci na naprawdę kompleksowej usłudze i chcesz zadbać o każdy szczegół Twojego wydarzenia, wybierz salę, która oferuje dodatkowe udogodnienia. Mowa tutaj przede wszystkim o organizacji przerw kawowych (w końcu nie od dziś wiadomo, że najżywsze dyskusje toczą się w kuluarach), cateringu czy możliwości druku na miejscu i pomocy asystenta. 

Wynajem sali konferencyjnej – dlaczego to się opłaca?

Warto podkreślić, że duże i małe sale konferencyjne można wynająć na tak długo, jak potrzebujesz. Korzystając z tego typu przestrzeni, masz możliwość zarezerwowania ich zarówno na godzinę, jak i na cały dzień – wszystko zależy od tego, jaki rodzaj spotkania planujesz i ile będzie ono trwało. Na finalną cenę wynajmu ma wpływ kilka czynników. Oprócz czasu znaczenie ma ponadto wielkość wynajętej sali – im powierzchnia jest większa, tym wyższy jest również koszt takiej usługi. Dlatego w celu zoptymalizowania kosztów organizacji spotkania zawsze wybieraj sale konferencyjne, które są przeznaczone dla dokładnie takiej liczby osób, jaka weźmie udział w wydarzeniu.