Biała lista podatników – co to jest i jakie informacje zawiera?

Jeszcze do niedawna w polskim stanie prawnym funkcjonowały trzy wykazy podatników odnoszące się do trzech grup płatników: zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru. Wraz z początkiem września 2019 roku sytuacja ta uległa zmianie, a dotychczasowe trzy dokumenty zostały zastąpione przez jeden wykaz podatników VAT, czyli tzw. białą listę podatników VAT. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z tą zmianą. Czym jest biała księga podatników? Jakie dane w niej znajdziesz? Wyjaśniamy!

Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje 

Biała lista podatników VAT to elektroniczny wykaz podatników, prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (kwestię tę reguluje art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług). Jak już wspomniano, biała księga podatników dotyczy: 

  • podatników zarejestrowanych do celów VAT (czynnych oraz zwolnionych);
  • podatników, którzy zostali wykreśleni z rejestru jako podatnicy VAT lub podatników, w stosunku do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał procesu rejestracji;
  • podatników, wobec których przywrócono rejestrację jako podatników VAT. 

Biała lista VAT została stworzona przede wszystkim w celu określenia aktualnego statusu podatnika w odniesieniu do podatku VAT. W konsekwencji ma to prowadzić do uszczelnienia polskiego systemu podatkowego, usprawnienia procesu weryfikacji kontrahenta oraz skutecznego wyeliminowania ryzyka nadużyć podatkowych związanych z wyłudzeniami VAT-u. Ponadto biała księga podatników zawiera ważne informacje dotyczące funkcjonowania poszczególnych przedsiębiorców, w tym również numery rachunków bankowych. 

Jakie informacje zawiera biała lista podatników VAT?

Na białej liście podatników VAT (która nazywana jest zamiennie również białą księgą podatników) znajduje się szereg informacji o poszczególnych płatnikach, a w tym dane takie jak: 

  • imię i nazwisko lub nazwa firmy;
  • numer identyfikacji podatkowej NIP lub PESEL, a także REGON oraz numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – jeśli zostały nadane;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej lub adres rejestracyjny;
  • imiona i nazwiska osób znajdujących się w składzie organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów oraz wspólników wraz z numerami ich identyfikacji podatkowej bądź numerami PESEL;
  • data i podstawa prawna – rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków założonych w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, które zostały wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym oraz zostały potwierdzone przy wykorzystaniu STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej).

Warto przy tym dodać, że poszczególni podatnicy VAT mają możliwość – w razie potrzeby – złożenia wniosku do Szefa KAS z prośbą o sprostowanie informacji zawartych w wykazie. Wykaz podatników VAT jest na bieżąco aktualizowany (raz na dobę, od poniedziałku do piątku). Dotyczy to zarówno danych zawartych w rejestrze, jak i numeru rachunku bankowego, dzięki czemu płatnik dokonujący przelewu bezpośrednio w dniu zweryfikowania kontrahenta na białej liście VAT może mieć pewność, że pieniądze trafiły na właściwy rachunek. Jednak w sytuacji, gdy dane wyszczególnione w wykazie nie zostały zaktualizowane przez KAS, podatnik, który dokonał przelewu na nieaktualny rachunek bankowy, nie ponosi z tego tytułu negatywnych konsekwencji.

Jakie rachunki bankowe obejmuje biała lista podatników VAT?

Na białej liście znaleźć można następujące rodzaje rachunków bankowych:

  • rachunki rozliczeniowe (w tym rachunki bieżące i pomocnicze oraz prowadzone dla nich rachunki VAT);
  • imienne rachunki otwarte w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, do której przynależy podmiot w związku z prowadzoną działalnością. 

Katalog rachunków bankowych, które obejmuje biała księga podatników, ma charakter zamknięty. Oznacza to tym samym, że na liście tej nie figurują żadne inne rachunki.

Biała lista VAT a sankcje podatkowe

W związku z nowelizacją ustawy podatnicy VAT muszą liczyć się z konsekwencjami podatkowymi za dokonanie płatności na rachunek kontrahenta inny niż ten, który został wskazany w rejestrze. W sytuacji, gdy płatnik przekaże kwotę przelewu przekraczającą 15 tys. zł, nabywca nie tylko nie będzie mógł poniesionego wydatku włączyć do kosztów uzyskania przychodu w ramach podatku dochodowego, ale również będzie obarczony solidarną odpowiedzialnością ze sprzedawcą w ramach podatku VAT. 

Przepisy podatkowe zakładają jednak pewne wyjątki od tej zasady, które mogą znieść negatywne sankcje. Mowa tutaj o trzech warunkach: 

  • podatnik zgłosi fakt dokonania przelewu na inny rachunek do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od daty zlecenia przelewu;
  • płatność została wykonana za pomocą mechanizmu podzielonej płatności (split payment);
  • płatność została wykonana na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (jednak pod ściśle określonymi warunkami). 

Wprowadzenie białej listy podatników VAT to sposób na ułatwienie weryfikacji kontrahenta w zakresie jego statusu w podatku VAT. To rozwiązanie przyda się również przedsiębiorcom, którzy mają pewne wątpliwości co do wiarygodności danego kontrahenta.